Bạn vừa mở shop nhỏ và bắt đầu nhận những đơn hàng đầu tiên. Lúc này, câu hỏi khiến nhiều người trăn trở nhất là nên giao hàng bằng cách nào để đỡ tốn kém mà vẫn đảm bảo khách nhận đúng hẹn. Đội ngũ bên mình đã đồng hành cùng rất nhiều shop ở giai đoạn này. Vì vậy, chúng tôi gom lại những câu hỏi về logistics và dịch vụ doanh nghiệp được hỏi nhiều nhất, kèm cách suy nghĩ để bạn tự đưa ra quyết định phù hợp với hoàn cảnh của mình.
Trước hết, cần hiểu logistics là gì. Nói đơn giản, đó là toàn bộ chuỗi công việc từ nhận hàng, lưu kho, vận chuyển cho đến khi hàng đến tay khách. Dịch vụ logistics doanh nghiệp có thể là một gói trọn bộ, hoặc bạn thuê riêng từng khâu tùy nhu cầu. Với shop nhỏ, điều làm chủ shop đau đầu nhất thường không phải là giao đi đâu. Đó là tiền cước tăng dần mỗi tháng. Và việc đơn bị lỗi nhưng không biết lỗi nằm ở khâu nào mới thật sự khó chịu.
Chúng tôi chọn các câu hỏi dưới đây theo ba tiêu chí. Thứ nhất, chúng gặp nhiều trong thực tế. Thứ hai, chúng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí. Thứ ba, chúng phù hợp với quy mô nhỏ. Mỗi phần đều giải thích rõ đối tượng phù hợp cũng như những hạn chế bạn nên biết.
Nên tự giao hàng hay thuê đơn vị logistics bên ngoài?
Đây là câu hỏi gần như shop nào cũng gặp. Tự giao nghe có vẻ rẻ, nhưng chi phí thật sự nằm ở thời gian của bạn và công sức nhân sự. Khi số đơn còn ít, tự làm vẫn ổn. Bạn cũng kiểm soát được từng kiện hàng và biết rõ kiện nào đang ở đâu.
Đội ngũ thường gợi ý một ngưỡng đơn giản để bạn tự so sánh. Shop dưới khoảng 30 đơn mỗi ngày thường xoay xở được. Vượt mức đó, việc đóng gói, dán nhãn, đối soát COD và xử lý hàng hoàn sẽ chiếm gần hết ngày làm việc. Lúc này, thuê ngoài thường hợp lý hơn. Tuy nhiên, con số 30 chỉ là điểm xuất phát để bạn cân nhắc, không phải quy tắc bắt buộc.
Có một hạn chế bạn cần lưu ý: không tồn tại con số chi phí chung cho mọi ngành hàng. Hàng nhẹ hay nặng, giao nội thành hay liên tỉnh đều cho ra mặt bằng giá khác nhau. Bạn nên xin báo giá thực tế từ ít nhất hai đơn vị và tự tính trên chính đơn hàng của mình.
Cước phí vận chuyển thực tế được tính như thế nào?
Nhiều người chỉ nhìn vào cước cơ bản rồi chốt đơn vị. Đến cuối tháng mới phát hiện tổng tiền cao hơn dự kiến. Lý do là báo giá thường có nhiều lớp phụ phí chồng lên nhau, và phần lớn chúng không nằm ở dòng đầu tiên.
Thông thường, cước gồm phần tính theo cân nặng quy đổi. Kích thước kiện được chia cho một hệ số nhất định, sau đó lấy số lớn hơn giữa cân thật và cân quy đổi. Ngoài ra còn có phụ phí xăng dầu, phụ phí mùa cao điểm, phí thu hộ COD và phí bảo hiểm nếu bạn khai giá trị hàng. Khi so sánh hai nhà cung cấp, hãy cộng đủ các lớp này thay vì chỉ so dòng cước đầu tiên.
Đội ngũ từng gặp trường hợp một shop chọn đơn vị rẻ hơn 2.000 đồng mỗi đơn. Đến cuối tháng, họ lại trả thêm vì phí bảo hiểm và phụ phí COD không được thông báo rõ từ đầu. Đây là bài học mà nhiều chủ shop phải trả để học được. Vì vậy, hãy yêu cầu báo giá bằng văn bản có ghi đầy đủ từng khoản.
Hạn chế cần nói rõ là bảng giá thay đổi theo tuyến đường, theo thời điểm và theo hợp đồng. Đừng dùng một con số cố định để lập ngân sách cả năm. Hãy tính lại mỗi quý để sát thực tế hơn.
Có cần thuê kho khi hàng còn ít?
Kho nghe có vẻ chỉ dành cho doanh nghiệp lớn. Với shop nhỏ, bạn thường giữ hàng ở nhà hoặc một góc phòng. Cách làm này không sai, miễn là hàng không luân chuyển quá chậm và không dễ hư hỏng. Nếu hàng để quá lâu, tiền vốn bị đọng lại và rủi ro cũng tăng lên.
Có ba yếu tố để bạn quyết định. Thứ nhất là tốc độ quay vòng của hàng. Thứ hai là diện tích bạn đang có. Thứ ba là mức rủi ro hư hỏng do ẩm, bụi hay va đập. Hàng bán nhanh, nhỏ gọn và ít rủi ro thì giữ tại nhà là đủ. Ngược lại, với hàng cồng kềnh hoặc hàng phải để lâu, bạn nên nghĩ đến kho 3PL tính theo kệ hoặc kho dùng chung.
Chúng tôi không đưa ra một đáp án chung cho tất cả. Lựa chọn phụ thuộc hẳn vào loại hàng cụ thể của bạn. Trước khi ký bất kỳ hợp đồng thuê kho nào, hãy khảo sát thực tế và tính chi phí lưu kho theo tháng. Đừng chỉ nhìn giá thuê mà quên các khoản phát sinh khác.
Làm sao theo dõi đơn và vận đơn không bị rối?
Khi số đơn tăng từ vài đơn lên vài chục đơn mỗi ngày, bảng tính Excel bắt đầu lệch. Chỉ cần một đơn ghi sai trạng thái là khách nhắn tin hỏi lại, và bạn mất thêm thời gian xử lý. Có những buổi tối, chúng tôi thấy nhiều shop phải lục lại từng dòng chỉ để trả lời một câu hỏi về đơn.
Bạn có ba mức để lựa chọn. Bảng tính phù hợp khi đơn còn ít. Phần mềm quản lý đơn hữu ích khi bạn bán trên nhiều sàn cùng lúc. Tích hợp API là hướng đi dành cho shop đã có đội kỹ thuật, giúp trạng thái vận đơn tự động cập nhật về hệ thống của bạn. Mỗi bước tiến lên đều tốn thêm chi phí, nên hãy chỉ nâng cấp khi thực sự cần.
Hạn chế là tính năng của từng phần mềm thay đổi liên tục. Đừng tin hoàn toàn vào phần mô tả trên trang bán hàng. Hãy yêu cầu dùng thử và kiểm tra đúng luồng đơn thực tế của bạn trước khi mua.
Ba hình thức dịch vụ logistics khác nhau ra sao?
Ba lựa chọn phổ biến nhất khác nhau ở mức chi phí ban đầu, độ linh hoạt và khả năng kiểm soát. Tự làm toàn bộ thì chi phí đầu vào thấp, nhưng tốn nhiều công sức. Đổi lại, bạn kiểm soát rất sát từng khâu.
Thuê giao nhận cho mức chi phí và sự linh hoạt ở mức trung bình. Đây thường là lựa chọn cân bằng cho giai đoạn đang tăng trưởng. 3PL trọn gói đòi hỏi chi phí ban đầu cao hơn. Tuy vậy, khi đã vận hành ổn định, bạn có thể linh hoạt hơn, còn phần lớn việc kiểm soát được giao cho đối tác.
Đừng coi hình thức nào là tốt nhất tuyệt đối. Mỗi lựa chọn hợp với một kiểu shop khác nhau. Shop mới chạy thử thường bắt đầu từ cách tự làm, sau đó chuyển dần khi số đơn ổn định. Cách chuyển dần này giúp bạn không phải đánh cược toàn bộ vào một đối tác ngay từ đầu.
Gặp mất hàng hoặc giao chậm thì xử lý thế nào?
Chuyện này không thể tránh hoàn toàn. Điều bạn kiểm soát được là cách xử lý và những điều khoản bạn đồng ý từ trước khi ký. Khi có sự cố, người có bằng chứng rõ ràng thường được giải quyết nhanh hơn.
Quy trình cơ bản gồm lưu ảnh chụp kiện hàng khi giao nhận, giữ lại vận đơn và đối chiếu thời gian lấy hàng với thời gian giao. Sau đó, gửi yêu cầu bồi thường bằng văn bản theo đúng hợp đồng. Trước khi ký, hãy đọc kỹ giới hạn đền bù và thời gian xử lý khiếu nại. Không ít người chỉ phát hiện điều khoản bất lợi khi sự việc đã xảy ra.
Mức bồi thường khác nhau khá nhiều giữa các đơn vị. Đừng tự giả định mức đền bù của đối tác. Hãy hỏi thẳng và yêu cầu ghi rõ vào hợp đồng, kể cả trường hợp hàng vỡ, thất lạc hay giao trễ.
Gợi ý chọn đơn vị cho shop đồ công nghệ và đồ phượt
Đồ công nghệ thường dễ vỡ hoặc có giá trị cao. Đồ phượt như phụ kiện, thiết bị ngoài trời lại hay cồng kềnh. Hai nhóm hàng này cần tiêu chí chọn khác nhau, nên đừng áp một tiêu chí duy nhất cho tất cả.
Với hàng dễ vỡ, hãy hỏi kỹ cách đóng gói và xem đơn vị có nhận đền bù khi vỡ hay không. Với hàng giá trị cao, đọc kỹ mức bảo hiểm và điều kiện áp dụng. Hàng cồng kềnh thì nên tính trước cước theo cân quy đổi để tránh bất ngờ. Nếu khách của bạn ở tỉnh xa, ưu tiên đơn vị có mạng lưới phủ rộng hơn là chỉ nhìn giá rẻ nhất. Bạn cũng có thể tham khảo thêm xu hướng logistics và dịch vụ doanh nghiệp năm 2026 cho người hay gửi hàng để hiểu rõ hơn các lựa chọn đang có trên thị trường.
Một lời khuyên thực tế là đừng ký hợp đồng dài hạn ngay từ đầu. Hãy gửi thử một lô mẫu nhỏ trước, rồi mới quyết định.
Lộ trình thử nghiệm trong 30 ngày đầu
Cách an toàn nhất là thử trước rồi mới quyết. Chọn hai đơn vị và gửi cùng một tuyến để đối chiếu công bằng. Ghi lại ba chỉ số: thời gian giao thực tế, tỷ lệ lỗi và chi phí thật sau khi đã cộng đủ phụ phí. Ghi chép đều đặn giúp bạn nhìn ra xu hướng thay vì cảm tính.
Sau 30 ngày, hãy nhìn lại số liệu của chính shop mình rồi mới ký hợp đồng. Số liệu của bạn đáng tin hơn bất kỳ lời quảng cáo nào. Nếu muốn hiểu sâu hơn về cách vận hành chuỗi cung ứng cho đơn hàng nhỏ, bạn có thể tham khảo top 10 kinh nghiệm về logistics và dịch vụ doanh nghiệp để có thêm góc nhìn thực tế từ đội ngũ bên mình.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu thuê logistics từ mức đơn nào?
Không có một mốc cứng cho mọi ngành. Theo kinh nghiệm của đội ngũ, khi số đơn đều đặn vượt khoảng 30 mỗi ngày và thời gian đóng gói bắt đầu chiếm nhiều ngày làm việc, bạn nên tính đến việc thuê ngoài. Hãy so sánh chi phí tự làm với báo giá thực tế, thay vì chỉ dựa vào con số đơn.
Có cần hợp đồng dài hạn với đơn vị vận chuyển không?
Không bắt buộc. Trong giai đoạn thử nghiệm, bạn nên chọn hợp đồng ngắn hạn hoặc tính theo từng đơn. Khi đã có số liệu ổn định, bạn mới nên cân nhắc ký dài hạn để có mức giá tốt hơn. Đừng ký khi chưa biết lượng hàng thật của mình.
Làm sao biết báo giá logistics đã bao gồm đủ phụ phí?
Hãy hỏi rõ bằng văn bản: báo giá đã gồm phụ phí xăng dầu, phí COD, phí bảo hiểm và phụ phí mùa cao điểm hay chưa. Yêu cầu họ tính mẫu cho một đơn cụ thể của bạn, bao gồm cân nặng, kích thước, tuyến giao và giá trị hàng. Con số cuối cùng mới là thứ bạn cần đem ra so sánh.
Hàng dễ vỡ nên gửi theo dịch vụ nào?
Hãy ưu tiên đơn vị có quy trình đóng gói chuyên biệt và chính sách đền bù rõ ràng khi hàng vỡ. Đừng chỉ nhìn vào giá. Trước khi gửi số lượng lớn, bạn nên gửi thử vài kiện để kiểm tra tình trạng hàng khi đến nơi.
Có thể đổi đơn vị logistics giữa chừng không?
Có thể, nhưng cần xem điều khoản hủy trong hợp đồng và thời hạn thông báo trước. Nhiều đơn vị yêu cầu báo trước một khoảng thời gian nhất định. Vì vậy, khi ký, bạn nên hỏi rõ điều kiện chấm dứt để việc đổi đối tác sau này không bị vướng.
